Héraðsskjalasafnið er öllum opið án aðgangseyris.

Þjónusta við almenning og sveitarfélög felst m.a. í því að svara fyrirspurnum úr skjölum og aðstoða gesti safnsins.
Enn fremur tekur safnið á móti einkaskjalasöfnum frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum og varðveitir þau þar sem þau veita aðra innsýn í sögu og mannlíf heldur en skjöl frá opinberum aðilum.
Þjónusta við sveitarfélög felst í því að varðveita skv. lögum þau skjöl sem verða til á þeirra vegum. Skjalaverðir aðstoða og veita leiðbeiningar við afhendingu og frágang skjalanna.

Aðgangur að skjölum.

Að jafnaði gildir sú regla að hverjum þeim, sem þess óskar, er heimill aðgangur að skjölum í vörslu safnsins.

Á þessu eru nokkrar undantekningar sem flestar lúta að almannahagsmunum og persónuvernd, svo sem skjölum um einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga. Skjöl sem innihalda upplýsingar um persónulega hagi einstaklinga, eru ekki opin öðrum en þeim sem málið varðar fyrr en að 80 árum liðnum frá myndun þeirra og í sumum tilfellum alls ekki opin. Sjá nánar Upplýsingalög nr. 140, 28.des.2012 og Lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 77/2000.

Mögulegt er að takmarka þurfi aðgang að skjölum vegna þess að þau séu í slæmu ástandi. Einnig er hugsanlegt að einkaaðilar setji takmarkanir um aðgang að skjölum.

Hverjum ber að skila skjölum til safnsins?

Allar stofnanir og fyrirtæki sveitarfélaganna sem að Héraðskjalasafni Austur Húnavatnssýslu standa eru afhendingarskyld með skjöl sín til safnsins. Það er lagaleg skylda hvers héraðsskjalasafns að varðveita skjöl opinberra aðila í sínu umdæmi, þ.e.a.s. öll gögn sem verða til á vegum bæjar- og sveitarfélaga á svæðinu, allra embætta, stofnana, fyrirtækja og annarrar starfsemi á þeirra vegum.
Félögum og samtökum sem njóta verulegra styrkja af opinberu fé, er einnig skylt að skila skjölum sínum til varðveislu á næsta héraðsskjalasafn. Sjá nánar í Reglugerð um héraðsskjalasöfn.

Einkaskjöl

Til einkaskjala heyra einnig skjöl fyrirtækja og félaga. Í reglugerð er kveðið á um um að félögum sem njóti opinberra styrkja beri að skila inn sínum gögnum á héraðs-skjalasafn. Það er væntanlega metnaðarmál hvers félags skilja eftir sig merki um starfsemina og að skjöl þess séu varðveitt. Oft er það svo að skjöl félags flytjast hús úr húsi með formönnum og jafnvel gleymast eða týnast við þær aðstæður. Koma má í veg fyrir slíkt með því að fela safni varðveislu gagnanna. Hið sama á við um skjöl fyrirtækja.